Im Grunde ist es ganz einfach: Wer nett ist, hilft dem Kunden – und sich selbst. Kaum eine Veranstaltung kommt ohne fremdes Personal aus. Sind es Hostessen, die einen Messestand betreuen, Cateringpersonal, das für einen reibungslosen Ablauf sorgt oder Security Mitarbeiter, die für Ordnung da sind – jeder hat Kontakt zu unseren Gästen und hinterlässt einen Eindruck. Oftmals keinen allzu guten.
Hier habe ich einige Tipps zusammengestellt, um externes aber auch internes Veranstaltungspersonal richtig einzuschätzen und für die Aufgaben einzustellen.
Die Leute müssen wissen, was Sie zu tun haben. Bewährt hat sich dafür eine Beschreibung der gesamten Veranstaltung und des speziellen Teilbereichs, der durch das Personal zu leisten ist (schriftliches Briefing 1 Woche vor Veranstaltung).
Kann man selbst nicht die Leitung des Personals übernehmen ist es ratsam, eine interne Hierarchie festzulegen. Auch wenn das nicht mehr modern erscheint, eine Gruppe von Personen, die sich nicht kennt, tut sich sonst schwer (Festlegen einer Chefhostess mit Sozialkompetenz und Durchsetzungsvermögen).
Die Tageseinsatzplanung muss stimmen. Das bedeutet Pausen, eintönige aber auch anstrengende Arbeiten (draußen bei Kälte) müssen bedacht und geplant sein.
Das Briefing vor Ort: zwingend erforderlich ist eine Teambesprechung kurz bevor es dann losgeht. Diese muss klar, kurz, sympathisch und motivierend wirken, immerhin geht es jetzt um nicht weniger als den direkten Kontakt zu ihren Kunden.
Hier noch einige Empfehlungen:
ein Raum zur Ablage der privaten Gegenstände und als Pausenmöglichkeit sollte zur Verfügung stehen; das Hostessencatering sollte im Vorhinein geklärt sein (sonst droht eine stille Revolution); für etwaige Ausfälle wegen Krankheit oder Unfähigkeit müssen Springer zur Verfügung stehen.
Klare Verhaltensregeln für Veranstaltungspersonal sind wichtig. Diese müssen unmissverständlich und klar angesagt werden: kein Handy dabei, kein Kaugummi, keine langen Gespräche untereinander, nettes Erscheinungsbild (keine Piercings, dezentes Make-up,...), Rauchen nur außerhalb des Gästebereichs während der Pausen, kein Essen und Getränke am Einsatzort.
Zu beachten sind im Weiteren noch rechtliche Umstände, da immer wieder Unklarheiten wegen Scheinselbstständigkeit, Anmeldung über Lohnsteuerkarte und ungenauer Vertragsausgestaltungen (Austausch bei Schlechtleistung, Absage nur im Krankheitsfall gegen Attest, usw.) existieren.
Der Gast macht häufig keinen Unterschied, ob es sich um externes Personal handelt und ordnet diese Kontakte dem Unternehmen zu, bei welchem er sich gerade befindet.
Guter Service ist eine Frage der Einstellung eines jeden Einzelnen..
Wir achten beim Einsatz fremder Kräfte immer darauf, diese für die Veranstaltung zu sensibilisieren und haben mit dem Hullimogulli Prinzip eine sichere Lösung gefunden, dies auch durchsetzen zu können. Siehe www.hullimogulli.de
Wer keinen Spaß daran hat, anderen einen Gefallen zu tun, ist bei diesem Job einfach fehl am Platz.
Mit gastfreundlichen Grüßen
Markus